Met deze aanpak integreert Antonius effectieve voorlichting in het zorgproces

“Een Divi zegt meer dan duizend woorden.” Begrijpelijke informatie maakt het verschil in de zorg. In het Antonius Ziekenhuis in Sneek is digitale voorlichting in opkomst en hard op weg om de nieuwe standaard te worden. Waar folders jarenlang de basis vormden van de patiëntvoorlichting, kiest het ziekenhuis nu voor Divi’s van Indiveo. Het resultaat? Patiënten zijn beter voorbereid, zorgverleners ervaren meer rust en gesprekken in de spreekkamer verlopen prettiger en inhoudelijker.

Afbeelding: © Projectoverleg Antonius Ziekenhuis Sneek

Meer werkdruk en behoefte aan betere voorlichting

Een duidelijke aanleiding voor vernieuwing

Al 18 jaar werkt Lisanne Vossenberg in het Antonius. Als Adviseur Zorglogistiek zet zij zich in voor het optimaliseren van processen binnen de poliklinieken in Sneek. Toen de werkdruk toenam en patiënten actiever betrokken wilden worden, werd het tijd om de voorlichting slimmer en efficiënter in te richten.

Indiveo als middel voor duidelijke en toegankelijke voorlichting

De keuze viel op Indiveo: digitale voorlichtingsmodules (Divi’s) met daarin korte animaties die medische informatie op een toegankelijke manier overbrengen. Divi’s worden ontwikkeld door onze storytellingexperts, in samenwerking met medische specialisten en met oog voor de beleving van de patiënt. De Divi’s zijn helder opgebouwd, geschreven op B1-taalniveau, toegankelijk volgens WCAG-richtlijnen en beschikbaar in meerdere talen. Ze bieden patiënten rust en overzicht.

“Divi’s zijn duidelijker, aantrekkelijker en beter te interpreteren dan alleen tekst,” zegt Lisanne.

Een projectmatige aanpak met draagvlak

De introductie van Indiveo gebeurde planmatig en met veel oog voor samenwerking. Met een duidelijke structuur, een betrokken projectgroep en ondersteuning vanuit Indiveo werd er stap voor stap toegewerkt naar een nieuwe standaard in patiëntenvoorlichting.

Aansluiten bij bestaande werkwijzen

Per specialisme werd een zogenaamd starterspakket samengesteld van zes tot acht Divi’s. De inhoud sloot aan op de bestaande folders en de werkwijze van de poli. Elk team werd uitgedaagd om minstens drie Divi’s actief in gebruik te nemen, met behoud van keuzevrijheid waar dat nodig was.

Heldere structuur en eigenaarschap

Een vaste projectgroep met brede vertegenwoordiging

Elke acht weken kwam een multidisciplinaire projectgroep bijeen, bestaande uit een projectleider, Lisanne Vossenberg en twee collega’s met expertise in HIX-koppelingen, een medewerker van het informatiecentrum en afgevaardigden van de polikliniek. Vanuit elk specialisme nam één vertegenwoordiger per functiegroep deel, wat zorgde voor brede betrokkenheid. De teammanager van de poli was kort aanwezig bij elke bijeenkomst om de voortgang te bewaken.

Gestructureerd werken met hulp van Indiveo

Indiveo ondersteunde waar nodig met training, technische koppelingen en redactieadvies. De voortgang werd inzichtelijk gehouden via een centrale productielijst.

Informatiecentrum als schakel tussen inhoud en begrijpelijkheid

Een belangrijke rol was weggelegd voor het informatiecentrum. Zij waren verantwoordelijk voor de redactie, controle en publicatie van de Divi’s. De basisinformatie en de animatie in de Divi’s zijn ontwikkeld door experts van Indiveo en geschreven op B1-taalniveau, zodat deze voor vrijwel alle patiënten goed te begrijpen zijn. 

Inhoudelijke afstemming met zorgverleners

Samen met artsen en medewerkers van de polikliniek keek het informatiecentrum per poli of er aanvullende informatie nodig was en of aanpassingen wenselijk waren om optimaal aan te sluiten bij de eigen werkwijze en patiëntengroep. De teammanagers waren hierbij niet betrokken op inhoudelijk vlak. 

Afbeelding: © Lisanne Vossenberg, Adviseur Zorglogistiek bij Antonius, Sneek

Slimme integraties in het zorgproces

De Divi’s worden gekoppeld aan het EPD-systeem Hix, zodat zorgverleners ze gemakkelijk kunnen versturen. Voor patiënten die minder digitaal vaardig zijn, is er altijd een printversie beschikbaar. Folders worden daarmee niet uitgesloten, maar waar mogelijk vervangen door of aangevuld met een Divi. Deze hybride aanpak zorgt voor flexibiliteit in de voorlichting.

De impact: beter geïnformeerde patiënten, effectievere zorg

Patiënten reageren positief: meer dan 90% vindt de Divi’s prettig en duidelijk. Vooral op de afdeling Radiologie zijn de ervaringen lovend. De combinatie van animatie, heldere taal en het zelf kunnen terugkijken van informatie thuis verlaagt stress en verhoogt de betrokkenheid.

Ook zorgverleners merken verschil. Consulten verlopen efficiënter, er is meer ruimte voor verdiepende vragen en het aantal telefonische vragen op de poli’s neemt af.

“Je merkt dat patiënten zelfredzamer worden. Ze begrijpen wat er gaat gebeuren en kunnen zelf afspraken maken of keuzes overleggen,” vertelt Lisanne.

De toekomst: blijven verbeteren en uitbreiden

De Divi’s zijn inmiddels een vast onderdeel van de werkwijze in Antonius. Lisanne blijft zorgen voor updates en uitbreiding. Zo wordt nagedacht over het gebruik van QR-codes in wachtruimtes en de inzet van Divi’s binnen nog meer specialismen en afdelingen. 

“We zijn nog niet klaar, maar we hebben een stevige basis gelegd. De reacties van patiënten en collega’s zijn motiverend. Je ziet dat het werkt, en daar doen we het voor,” zegt Lisanne. 

Digitale uitleg in de praktijk: hoe Antonius Ziekenhuis werkt met Indiveo

De overstap naar visuele Divi’s vraagt aandacht en zorgvuldigheid. Niet iedereen is direct overtuigd, zeker als er al bestaande middelen zijn. Toch blijkt de vorm van communiceren bepalend: beeldend informeren blijft beter hangen en draagt bij aan meer begrijpelijke en inhoudelijke gesprekken in de spreekkamer.

In Sneek kozen ze niet voor zwart-wit. Folders zijn er nog, maar waar het kan, worden ze vervangen of aangevuld door Divi’s. Die balans werkt.

Wat werkte goed?

• Vaste sprints: elke acht weken een vast moment om bij te sturen.
• Stap voor stap per poli: starten met 2 tot 3 Divi’s en vervolgens uitbreiden.
• Het principe “Divi tenzij”: de digitale module met animatie is standaard, maar er blijft ruimte om af te wijken als dat beter past bij de patiënt of het onderwerp.
  
• Laat zorgverleners de Divi zien: beeld overtuigt sneller dan uitleg.

Tips voor andere ziekenhuizen

• Richt een projectgroep in en geef de afdeling die verantwoordelijk is voor de patiënteninformatie een coördinerende rol.
• Werk met een productielijst en communiceer de voortgang actief.
• Overweeg om Divi’s zichtbaar te maken via QR-codes in wachtkamers of op iPads op de afdeling.