De succesvolle uitrol van Indiveo bij Nij Smellinghe

In de snel veranderende wereld van de gezondheidszorg blijkt digitalisering essentieel om patiënten betere en efficiëntere zorg te bieden. Ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten gebruikt Indiveo om patiënten te informeren en goed voor te bereiden op hun behandelingen.

Irma Diever, programmamanager Digitale Zorg en Innovatie, heeft de verantwoordelijkheid om de uitrol te verzorgen.

De uitrol

Een gestructureerde aanpak is cruciaal voor een succesvolle uitrol. Nij Smellinghe kiest voor een ziekenhuisbrede aanpak in plaats van een gefaseerde uitrol per poli. Met andere woorden, alle afdelingen starten tegelijk.

De aftrap

In november geven ze officieel het startsein voor de uitrol van Indiveo met een kennis- en inspiratiedag in het auditorium van het ziekenhuis. Ze ontvangen vertegenwoordigers uit verschillende vakgroepen.

Tijdens deze bijeenkomst delen de poli’s Longziekten en MDL hun ervaringen met collega’s. Deze poli’s werken al langer met Indiveo en weten van de hoed en de rand. Na dit officiële startschot, nemen ze tot januari de tijd om alle poliklinieken te bezoeken voor een introductie en om de verantwoordelijkheden van redacteur en controleur vast te leggen.

Afdelingen starten tegelijk

Voordat de poli’s aan de slag gaan met de Divi’s, wordt een duidelijke handleiding met de poliklinieken gedeeld. Deze handleiding geeft stap voor stap uitleg van het inloggen tot het publiceren van de Divi’s.

De poliklinieken krijgen daarna twee maanden de tijd om met de eerste Divi’s aan de slag te gaan. Tegen de deadline van 1 april publiceren alle poliklinieken hun eerste Divi’s. In totaal liggen er meer dan 40 Divi’s klaar om door de communicatieafdeling gepubliceerd te worden. Hoewel dit zorgt voor een tijdelijke verhoogde werkvoorraad, communiceren ze duidelijk over de langere reactietijd, wat begrip en samenwerking bevordert.

De reacties vanuit de poliklinieken zijn zeer positief. De intuïtieve interface en de duidelijke voordelen van visuele informatie zorgen voor een vlotte acceptatie.

Irma Diever, programmamanager Digitale Zorg en Innovatie

Drie Tips van Irma voor een succesvolle uitrol van Indiveo

1. Gedetailleerde handleiding: Zorg voor een uitgebreide handleiding waarin je alles stap voor stap beschrijft in eenvoudige, begrijpelijke taal. Maak de handleiding zo specifiek mogelijk en voeg voorbeelden toe van waar en hoe in te loggen, evenals de stappen voor het bewerken en publiceren van een Divi. Dit maakt het voor iedereen, ongeacht hun technische kennis, eenvoudig om het systeem te gebruiken.

2. Tijdelijke verhoging van de capaciteit bij de afdeling communicatie: Overweeg een tijdelijke verhoging van de capaciteit bij de afdeling communicatie. Tijdens de uitrol zien we rond 1 april dat de voorraad te publiceren Divi’s zich opstapelt, waardoor de reactietijd van de communicatieafdeling langer wordt dan gebruikelijk. Extra capaciteit helpt om dit soort knelpunten te voorkomen en garandeert een vlotte uitrol.

3. Ziekenhuisbreed: Kies voor een ziekenhuisbrede uitrol in plaats van een poli-voor-poli-aanpak. Hierdoor werkt iedereen tegelijkertijd aan het project, wat de samenwerking en het enthousiasme binnen het hele ziekenhuis bevordert. Dit gezamenlijke enthousiasme maakt de uitrol soepeler en succesvoller.

Blik vooruit

Het succes van de eerste fase van de uitrol van Indiveo markeert een cruciale stap in de verdere digitalisering binnen Nij Smellinghe. Het ziekenhuis had als doel gesteld om tegen 2025 vijf Divi’s per polikliniek te publiceren, maar de meeste poli’s hebben dit al gerealiseerd.

Inmiddels staan er al 200 Divi’s live. Indiveo is nu een standaardonderdeel van het zorgproces op alle poli’s, en de succesvolle uitrol fungeert als model voor andere digitaliseringsprojecten binnen het programma “Visie op Poliklinieken.”

Bekijk de handleiding op de community