De digitale intake van het Diakonessenhuis met begrijpelijke informatie van Indiveo

Het Diakonessenhuis introduceerde ongeveer twee jaar geleden de digitale intake bij endoscopie-onderzoeken op de afdeling MDL. Twee jaar later is goed te zien wat deze digitalisering oplevert. We spraken met Joost Geesing, CMIO en MDL-arts in het Diakonessenhuis, over zijn ervaringen met de digitale intake.

Hetzelfde onderzoek met een nieuwe intakeprocedure

De digitale intake houdt in dat patiënten zich thuis voorbereiden op het onderzoek en informed consent geven. Op deze manier hoeven patiënten pas voor de daadwerkelijke endoscopie naar het ziekenhuis te komen. Patiënten worden geïnformeerd over het onderzoek aan de hand van Indiveo Divi’s via de BeterDichtbij app.

Ook de vragenlijsten vullen patiënten thuis digitaal in. Vervolgens kunnen patiënten digitaal aangeven dat ze alle informatie begrepen hebben, hiermee akkoord gaan en de vragenlijsten correct ingevuld hebben. Op deze manier geven patiënten thuis informed consent af.

Hoe zag het intakegesprek er eerst uit?

Een groot verschil met hoe de intakeprocedure voor een endoscopie vroeger verliep bij het Diakonessenhuis. In de oude situatie kwamen patiënten na doorverwijzing van de huisarts naar de poli voor een fysiek intakegesprek. Bij de arts kregen patiënten in tien minuten te horen waarom ze een endoscopie krijgen en werd complexe informatie mondeling toegelicht. Bij de verpleegkundige kregen patiënten in drie kwartier te horen wat ze te wachten stond en hoe ze zich moeten voorbereiden op het onderzoek. Vervolgens konden patiënten dan met papieren folders onder de arm weer huiswaarts.

“We merkten dat patiënten de mondelinge toelichting niet goed onthielden en dat de folders met complex taalgebruik niet afdoende waren om hun onzekerheid weg te nemen.Veel patiënten klommen weer in de telefoon en belden met al hun vragen naar de poli. Je kunt je voorstellen dat hier veel van onze tijd in ging zitten”, vertelt Joost.

Meervoudig resultaat

Door de digitale intake is het in de meeste gevallen niet meer nodig om voorafgaand aan het onderzoek persoonlijk contact te hebben met de patiënt. De grootste winst is daarmee de tijd die wordt vrijgespeeld bij het zorgpersoneel. Hierdoor kan het Diakonessenhuis meer patiënten helpen dan voorheen. “Als we nog aanvullende informatie nodig hebben, omdat er bijvoorbeeld meerdere bloedverdunners worden gebruikt of er nog twijfel is over de indicatie, dan nemen wij uiteraard zelf contact op met de patiënt. Maar dat is echt zeldzaam” vertelt Joost. “We hebben gemiddeld 30 tot 40 minuten tijdwinst per patiënt geboekt op de poli van de specialist en daarnaast veel tijdwinst op de spreekuren van de intake-verpleegkundigen.”

Patiënten voelen zich goed geïnformeerd

Naast de tijdwinst voor het zorgpersoneel is goed te merken dat patiënten ook profiteren van de nieuwe insteek van de intakeprocedure. Patiënten zijn beter voorbereid op de endoscopie en voelen zich minder onzeker wanneer zij in het ziekenhuis komen. “De feedback die patiënten geven over de digitale intake, zowel mondeling als via Indiveo, is nagenoeg allemaal positief”, aldus Joost. “Je merkt dat het patiënten duidelijk is wat er van ze verwacht wordt en wat ze te wachten staat.” Patiënten voelen zich goed geïnformeerd aan de hand van de Divi en voelen niet meer de behoefte om voorafgaand aan het onderzoek zelf naar de poli te bellen. Het aantal telefoontjes van patiënten naar de poli, met vragen over hun aankomende endoscopie, is drastisch gedaald.

Divi’s delen

Met een geautomatiseerde Chipsoft HiX koppeling was het voor het Diakonessenhuis eenvoudig om Indiveo onderdeel te maken van het werkproces. Daarbij was het gemakkelijk te combineren met de BeterDichtbij app en het EPD. Binnen enkele maanden was het hele digitale intakeproces ingericht en klaar om gebruikt te worden.